Onboarding y offboarding, momentos clave en toda empresa

No solo es importante encontrar a las personas adecuadas para tu empresa, sino también cuidar cómo entrar y cómo salen de ella. Los procesos de onboarding y offboarding son momentos críticos dentro del ciclo de vida del empleado y tienen un impacto directo en la experiencia laboral, la reputación de la empresa y la retención del talento.

Cuando una persona se incorpora a una organización, su primer contacto real con la empresa marca sus expectativas, motivación y nivel de compromiso. Del mismo modo, la manera en que se gestiona su salida influye en cómo recordará la experiencia y en lo que transmitirá sobre tu compañía. En el artículo de hoy te hablamos de dos procesos clave en toda empresa y que debes tener en cuenta en la tuya.

Onboarding: el inicio de una experiencia laboral positiva

El onboarding es el proceso de integración de una persona en la empresa tras su contratación. Es un momento clave, pues influye de forma directa en la adaptación, rendimiento y retención del empleado. Además, un proceso de incorporación sólido ayuda a reducir la incertidumbre y acelera la productividad desde el inicio.

Aunque sea el departamento de Recursos Humanos el que debe liderar este proceso, la integración del nuevo empleado tiene que ser un esfuerzo colectivo en el que debe participar todo el equipo, los responsables directos y la organización. Para que comprendas bien por qué esto no es ninguna tontería, te contamos qué beneficios puede dar a tu compañía un buen proceso de onboarding:

1. Ayuda a acelerar la adaptación del nuevo empleado a su entorno de trabajo y, por tanto, su rendimiento y productividad.
2. Fomenta el sentido de pertenencia y fortalece el compromiso de la nueva persona empleada.
3. Minimiza la rotación y la pérdida de talento. De hecho, una investigación de Glassdoor demostró que un proceso de incorporación sólido puede mejorar la tasa de retención de empleados en un 82%.
4. Ayuda a transmitir los valores, cultura y misión de la empresa y que todo el equipo esté alineado.
5. Ayuda a establecer una relación de confianza entre el trabajador, su equipo y líderes.
6. Facilita el acceso a herramientas y sistemas de tu empresa.
7. Es una gran oportunidad para resolver dudas desde el primer momento.

Ahora bien, ¿cuáles son las claves para tener un buen proceso de onboarding? Hay varios pasos y aspectos a tener en cuenta para que de verdad funcione:

• Ofrecer una bienvenida personalizada. La primera toma de contacto, organiza una reunión el primer día con el nuevo empleado o empleada y su responsable para dar la bienvenida, presentar a los compañeros y así generar un ambiente cercano y positivo.
• Kit de bienvenida. Contar con un kit de bienvenida que incluya información relevante de tu empresa (historia, valores, organigrama, normas internas, clientes principales o seguridad laboral) facilita una adaptación rápida. Además, incluir algún pequeño detalle como una taza o libreta personalizada refuerza el sentimiento de pertenencia.
• Acceso a plataformas y tecnologías. Otro momento crucial es dar todos los accesos necesarios al nuevo empleado o empleada desde el primer día para que pueda entrar en las herramientas y plataformas que usará en su día a día.
• Reunión de seguimiento y acompañamiento. También es importante programar una reunión de seguimiento tras las primeras semanas desde su incorporación. De esta manera podrás detectar dudas, posibles dificultades y mejoras, además, es una forma muy eficaz de hacerle sentir que está acompañado.
• Asigna un mentor al nuevo empleado. Asígnale un compañero de su equipo que se pueda reunir regularmente con él durante los primeros meses de su incorporación para poder ayudarle cuando lo necesite.

Por último, asegúrate de que les das tiempo para aprender. Los primeros días en un nuevo empleo hay mucha información que asimilar y aprender, por lo que no puedes esperar que se tenga todo claro desde el primer momento.

Offboarding: cerrar una etapa profesional

Por el lado contrario, el offboarding es el proceso llevado a cabo para cerrar una etapa profesional de manera transparente y respetuosa. Esta salida puede deberse por diferentes motivos ya sea una renuncia, un despido o una jubilación. Sea cual sea la causa, siempre se debe gestionar de manera profesional, ordenada y con respeto. 

Aunque se le dé menos importancia que al onboarding, es un proceso que también debe cuidarse, pues una salida mal gestionada puede afectar negativamente al clima laboral e imagen de la empresa. Los objetivos principales del offboarding son:

• Facilitar una salida sin fricciones.
• Desactivar accesos de manera segura.
• Obtener feedback sobre su paso por la empresa.
• Proteger y mantener la reputación de la empresa.
• Convertir al exempleado en un embajador de tu marca.
• Asegurar que se mantiene un buen clima laboral.

Para tener éxito en este proceso, hay varias prácticas que puedes emplear como, por ejemplo, comunicar la salida de manera clara y respetuosa; organizar entrevistas de salida para poder recoger feedback y aprendizaje; y agradecer la contribución del empleado durante su etapa en la empresa.

En definitiva, los procesos de onboarding y offboarding deben verse como algo más que un trámite administrativo, sino como momentos clave que definen la experiencia del empleado y reflejan la cultura de la empresa. Gestionarlos correctamente puede ser clave para la reputación y productividad de tu empresa.