Si tienes una empresa, sea del sector que sea, sabrás que la calidad es un aspecto fundamental. Para lograrla, nacieron los Sistemas de Gestión de Calidad, como el conocido ISO 9001, uno de los más importantes a nivel mundial. En La Lonja de la Innovación contamos con un equipo de mentores expertos en diversas áreas del emprendimiento que ayudan a las startups aceleradas durante este importante proceso.
Hoy, para que tú también puedas llevarlo a cabo, te traemos este post en el que queremos profundizar un poco en él, contar cuáles son sus principios claves y los pasos específicos para lograrlo. ¡Toma nota!
Qué son los Sistemas de Gestión de Calidad
La gestión de calidad de una empresa consiste en planificar, coordinar y evaluar todas las etapas y los aspectos que se relacionen con la calidad en tu empresa. Y para facilitar esta tarea es fundamental implementar un Sistema de Gestión de Calidad lo que te ayudará a organizar la gestión y la producción de tu empresa fundamentándose en procesos optimizados y estandarizados. Además, implementar estos sistemas te permite satisfacer a los clientes y cumplir con los requisitos y estándares que tiene la industria.
Implementar un Sistema de Gestión de Calidad es esencial, ya que si no garantizas la calidad en tus procesos y la satisfacción de tus clientes, difícilmente llegará tu empresa a triunfar. Por ello, hay que alinear todo para que tu equipo sepa cómo garantizar la calidad en tus operaciones. Además, proporciona numerosos beneficios para las empresas:
- Asegura la calidad de tus productos y servicios
- Permite controlar mejor los procesos internos
- Reduce los errores y, por tanto, costos indeseados.
- Promueve la mejora continua
- Aumenta la satisfacción de tus clientes
Como la Norma ISO 9001 es la más popular e implementada, nos centraremos en explicar cómo lograr esta certificación, pero antes, es importante saber cuáles son los siete principios de la gestión de calidad y de esta norma para poder comprenderlo mejor:
- Enfoque al cliente. Las acciones y actividades que se lleven a cabo dentro de tu empresa deben estar orientadas en cumplir las necesidades de los clientes con el objetivo de incrementar su satisfacción. Es decir, los clientes deben ser la prioridad.
- Liderazgo. Para poder implementar Sistemas de Gestión de Calidad la dirección debe tener una implicación clara en todo el proceso, además el líder tiene que ser quien se encargue de que todo funcione. Sin embargo, esto no solo hace referencia a la alta dirección de una empresa, sino también a personas que están al mando de diferentes equipos de trabajo, por lo que habrá muchas posiciones de liderazgo.
- Compromiso de los equipos. Los trabajadores de la compañía deben trabajar en armonía y estar comprometidos con su trabajo. Según la norma ISO 9001:2015 los empleados necesitan conocimiento y autonomía para crear valor para los clientes, por lo que las compañías deben capacitar a los empleados para que esto ocurra.
- Enfoque de procesos. Las empresas deben trabajar por procesos y no por actividades, lo que lleva a marcar indicadores que permitan controlar la evolución en cada uno de ellos.
- Proceso de mejora continua. El progreso, la innovación y la mejora de procesos son fundamentales en una compañía y es algo que buscan los sistemas de gestión para que los errores disminuyan y los procesos mejoren.
- Decisión basada en evidencia. Los Sistemas de Gestión de Calidad proporcionan los elementos necesarios para tomar decisiones basadas en evidencia. Es importante medir y tener controlados todos los procesos de una empresa para poder tomar las decisiones correctas. Esto lleva a reducir niveles de incertidumbre
- Gestión de relaciones. Hay que tener en cuenta a los socios de la empresa, ya que tienen influencia dentro de la organización y es importante establecer buenas relaciones con ellos para poder tener éxito.
¿Cómo implementarlo?
Ya sabes qué es un Sistema de Gestión de Calidad y los beneficios que te puede aportar. Ahora, te contamos cómo implementarlo en tu empresa, centrándonos en la Norma ISO 9001.
- Conocer y dar a conocer la norma ISO 9001 y el proyecto. Es un paso evidente, pero muchas veces olvidado. No se puede comenzar a implantar esta norma sin antes comprender todos los aspectos de la misma. Además, es importante que todos los trabajadores en todos los niveles de la empresa también la conozcan. Para ello hay un curso de Análisis e Interpretación de la ISO 9001 que facilita la tarea.
- Planificar la tarea. Aquí debes hacer primero un diagnóstico del estado actual de tu empresa, teniendo en cuenta los requisitos de la norma que previamente has estudiado e identificar las áreas de mejora. Una vez hecho, hay que diseñar un plan de trabajo para abordar correctamente las necesidades de formación y de recursos tecnológicos; establecer tus objetivos de calidad y satisfacción; identificar acciones para abordar riesgos y oportunidades, establecer plazos y los responsables para llevar a cabo el proyecto, etc.
- Solucionar necesidades de capacitación y formación. Es decir, tienes que descubrir qué puntos débiles tiene tu empresa que se tengan que mejorar. Para ello, es importante conocer bien a tus trabajadores. Seguramente, no todos ellos estén formados y capacitados para este proyecto, por ello, la norma ISO 9001:2015 afirma que se trabajará con un modelo de prueba y error durante el proyecto de implementación de un Sistema de Gestión de Calidad. Por otra parte, es importante tener empleados con la capacidad de auditar el sistema de manera profesional, proponer acciones correctivas, hacer un seguimiento y promover la mejora continua.
- Preparación de documentos. Los documentos principales son: política de calidad, objetivos de calidad, alcance del sistema, contexto de la organización, partes interesadas y sus necesidades y expectativas, procedimientos e instrucciones de trabajo.
- Implementar en la práctica el sistema. Una vez todo lo anterior esté listo, debes comenzar a implementar un Sistema de Gestión de la Calidad. Para ello, hay dos maneras de hacerlo: por un lado, puedes ponerlo a la práctica mientras se está haciendo la documentación, algo que suele funcionar muy bien. O, la otra opción, es hacerlo una vez ya se haya preparado toda la documentación. Sin embargo, esto puede dar lugar a que la práctica contradiga lo que se ha documentado y haya que corregirlo.
- Auditoría del sistema. Esta herramienta es muy eficaz a la hora de asegurar que todo funciona correctamente, además de que promueve la mejora continua. Puedes elegir entre contratar a consultores externos que lleven a cabo este paso o contar con profesionales dentro de tu empresa que estén formados en hacer este tipo de evaluaciones, que es lo más recomendado.
- Corregir, revisar y volver a auditar. Seguramente, la primera auditoría que hagas te indicará que habrá cosas que corregir. Por ello, una vez hecha e identificado lo que se tiene que modificar habrá que hacer de nuevo este proceso. Cuantas más auditorías realices, más probable es que obtengas la certificación de la norma a la primera.
- Solicitar la auditoría de certificación. Tu empresa ya está lista. Ahora llega el último paso, obtener la certificación. Para ello, busca el organismo certificador, según la lista de autorizados de tu país, y haz frente a una nueva auditoría, en este caso, la de certificación, la que te permitirá tener un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001:2015. Si no obtienes la certificación, no te preocupes, no habrá que comenzar el proceso desde cero, sino buscar en aquello que se ha fallado, solucionarlo y volver a la auditoría de certificación tres meses más tarde.
En definitiva, implementar un Sistema de Gestión de Calidad es un proceso fundamental, pero que requiere compromiso, alineación y esfuerzo. No obstante, los beneficios que esto traerá para tu empresa, hará que el trabajo haya valido la pena.