Todos tenemos 24 horas al día, pero hay personas a las que parece que estas horas les cunden más que a otras. La razón es sencilla: gestionan su tiempo de manera más eficiente y aprovechan al máximo cada momento. Esto es clave para todo el mundo, saber utilizar bien el tiempo es esencial, tanto a nivel individual como en el ámbito empresarial. Por ello, hace tiempo, te recomendamos algunas herramientas online que podrían ayudarte en tu organización y mejorar tanto tu productividad como la de tu equipo.
Hoy nos adentramos un poco más en este asunto y en este post hablaremos de la gestión del tiempo y cómo mejorarla a través de varios consejos y técnicas. ¡Toma nota!
Qué es la gestión del tiempo
La gestión del tiempo es el proceso en el que organizas tu jornada de forma que esta sea más productiva y eficiente, o lo que es lo mismo, es la manera en la que usamos nuestro tiempo para sacar su máximo provecho.
Una mala gestión del tiempo en la jornada laboral puede llevarte a diversos problemas como proyectos sin terminar, incumplimiento de plazos de entrega, insatisfacción de clientes, aumento de las horas extra, falta de productividad, estrés, etc. Es por ello que hablamos de la importancia de saber utilizar bien las horas que tenemos a lo largo del día. Además, tener una buena gestión no solo te ayudará a evitar que estas cosas ocurran, sino que también logrará que sientas más satisfacción al final de tu jornada laboral, tengas menos estrés, mejores tu productividad y tengas más tiempo para tu vida personal. Por tanto, queda claro que saber organizar nuestro día a día, es esencial.
Consejos y técnicas para gestionar tu tiempo
Todos nos hemos sentido alguna vez abrumados y sobrepasados por la cantidad de tareas que tenemos que hacer y hemos deseado poder tener más horas al día. Desafortunadamente, no puedes alargar los días a tu antojo para tener tiempo suficiente de hacer todo lo que quieres, pero sí que puedes aprender a gestionar mejor tus horas para sacar el máximo provecho del día y poder disfrutar del tiempo libre sin pensar en todo lo que te queda por hacer. Para lograr esto, aquí te dejamos diversos consejos fundamentales que puedes comenzar a aplicar desde hoy:
- Gestiona la atención. Sí, estamos hablando de la gestión del tiempo, pero este está íntimamente ligado a la atención. Muchas veces no exprimimos al máximo nuestras horas de trabajo porque caemos constantemente en distracciones o, simplemente, porque tratamos de sacar adelante las tareas más difíciles cuando menos energía tenemos. En este sentido, es importante que te organices bien y sepas cuándo tienes más concentración y ganas de trabajar. Y, además, sé consciente de qué es lo que te distrae de cumplir tus tareas e intenta evitarlo durante tu jornada; te damos una pista: seguramente sea tu móvil.
- Hacer una lista de tareas y establecer prioridades. A lo largo de tu jornada laboral, tendrás más de una sola cosa que hacer. Tener en la cabeza memorizadas todas las tareas que tienes por delante en tu día a día, no es la mejor manera de organizarse. Ten siempre contigo a mano una agenda o cuaderno en la que puedas anotar lo que tienes que hacer. Te recomendamos que lo hagas en orden de lista comenzando por las más urgentes y dejando al final las más simples, ya que al comienzo de la jornada laboral es cuando más descansado estarás y más concentración y energía podrás dedicar a tu trabajo.
- Aprende a decir “no”. Hay veces en las que tienes que decir que no, Por mucho que te cueste, saber delegar es fundamental. Si cada vez que te piden ayuda, accedes a hacerlo aunque tengas una larga lista de tareas por delante, nunca terminarás lo que tienes que hacer.
- Organiza tu espacio. Tener tu zona de trabajo desordenada y llena de cosas, puede influir en tu productividad y dificultar tu concentración. Por ello, organiza y ordena tu escritorio, deja en él solo lo indispensable.
- No hagas varias tareas a la vez. Al contrario de lo que muchas personas creen, la multitarea no va a hacer que aumente tu productividad. Es más recomendable que dediques tu atención plena a una única tarea y, una vez terminada, te pongas con la siguiente. Si te pones a hacer varias a la vez, lo más seguro es que no termines ninguna de las dos o que estas tengan menos calidad.
- Descansa. El descanso es crucial para la mejora de la productividad, ya que evita el cansancio y agotamiento. Asegúrate de hacer descansos cada cierto tiempo para después volver más fuerte, pero no aproveches esos momentos para quedarte en la silla y coger el móvil, sino que es más recomendable que te levantes, des un pequeño paseo para moverte un poco, hagas algún estiramiento, hables con algún compañero que también esté descansando, etc.
Por otro lado, antes hemos adelantado que también existen técnicas que te ayudan a mejorar tu productividad. Te traemos tres de ellas:
- Técnica pomodoro. Una de las técnicas de productividad más conocidas. Consiste en tomar pequeños descansos entre sesiones de trabajo de un determinado tiempo. Normalmente, está establecido que con este método se deben dedicar 25 minutos al trabajo y cinco al descanso; sin embargo, si sabes que puedes mantener tu atención y concentración plena durante más de 25 minutos, establece periodos más largos, pon un temporizador de ese tiempo y cuando la alarma suene, tómate un descanso de cinco minutos. Así cuatro veces y, a la cuarta sesión, tómate un descanso un poco más largo de unos 15 minutos.
- Come la rana. Esto que tan raro suena recibe su nombre de una cita de Mark Twain: “Si tu trabajo es comer una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana. Y si tu trabajo es comer dos ranas, lo mejor es comer primero la más grande”. Es decir, enfréntate primero a las tareas más complejas, por mucho que no te gusten, para quitarlas de encima y todo lo que venga después será mucho mejor.
- Método Getting Things Done. Este método de David Allen consiste en que una persona tiene que despejar su mente de las tareas que tiene por hacer. Por ello, Allen dice que se deben crear listas específicas para cada contexto. Este método se basa en cinco principios:
- Recopilar. Escribir todo lo que se tiene que hacer.
- Procesar. Analizar qué necesita para cada tarea.
- Organizar. Clasificar en listas como proyectos, en espera, por hacer, etc.
- Revisar. Haz un seguimiento de las listas y el avance que hay en ellas para ver si las estás cumpliendo
- Hacer. Ejecutar las tareas de las listas.
Un último consejo, si cuando estás clasificando las tareas en listas te das cuenta de que hay alguna que puedes hacer en menos de cinco minutos, olvídate de incluirla en una lista y hazla directamente para quitarla de en medio.
En definitiva, gestionar el tiempo de manera eficaz es una habilidad esencial tanto en la vida personal como profesional y a través de estos consejos y técnicas podrás mejorar tu rendimiento y productividad, sacando el máximo provecho de tus horas.